Rola rady nadzorczej w nadzorze nad ryzykiem i compliance po reformie KSH

Przez wiele lat rola rady nadzorczej w polskich spółkach kapitałowych była postrzegana głównie jako formalne zatwierdzanie sprawozdań finansowych. Reforma Kodeksu spółek handlowych, obowiązująca od 13 października 2022 roku, wraz ze wzrostem oczekiwań inwestorów i regulatorów, znacząco rozszerzyła zakres tych obowiązków. Obecnie rada nadzorcza ponosi udokumentowaną odpowiedzialność za nadzór nad systemami kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz compliance, a nie jedynie za wynik finansowy spółki.

Podstawa prawna nadzoru

Zgodnie z art. 382 Kodeksu spółek handlowych rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej funkcjonowania. Sformułowanie „we wszystkich dziedzinach” jest kluczowe, ponieważ wskazuje, że nadzór nad ryzykiem i zgodnością stanowi integralną część ustawowego mandatu rady nadzorczej, a nie fakultatywne rozszerzenie jej kompetencji.

Co zmieniła reforma KSH z 2022 roku

Po nowelizacji rada nadzorcza spółki akcyjnej jest zobowiązana do przygotowania corocznego pisemnego sprawozdania, które musi zawierać co najmniej ocenę sytuacji spółki, uwzględniającą adekwatność i skuteczność systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub stosowanymi praktykami oraz audytu wewnętrznego. Oznacza to przejście od biernego nadzoru do aktywnej, udokumentowanej oceny. Rada nadzorcza nie może ograniczyć się do przyjęcia informacji od zarządu, lecz musi dokonać ich oceny i formalnie ją zaraportować.

Ponadto osoba kierująca komórką ds. zgodności powinna mieć zapewniony bezpośredni kontakt z radą nadzorczą oraz uczestniczyć w posiedzeniach rady, gdy omawiane są zagadnienia związane z zapewnianiem zgodności lub zarządzaniem ryzykiem. Wymóg ten ma fundamentalne znaczenie praktyczne, ponieważ eliminuje sytuacje, w których informacje dotyczące ryzyka compliance docierają do rady wyłącznie za pośrednictwem zarządu.

Podział odpowiedzialności między zarządem a radą nadzorczą

Wdrożenie i utrzymanie systemu compliance pozostaje obowiązkiem zarządu, który odpowiada za bieżące funkcjonowanie spółki. Nadzór nad tym systemem stanowi jednak obowiązek rady nadzorczej, który po reformie KSH został istotnie wzmocniony przez nowe wymogi sprawozdawcze. Istotne jest, że samo powołanie osoby odpowiedzialnej za system compliance, niezależnie od jej kompetencji, nie zwalnia rady nadzorczej z odpowiedzialności nadzorczej. Rada nie może przekazać swojego obowiązku compliance officerowi i uznać sprawy za zakończoną.

Odpowiedzialność członków rady nadzorczej

Członek rady nadzorczej jest zobowiązany do dochowania staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz lojalności wobec spółki. Obowiązek ten nie zostaje naruszony, jeśli działając lojalnie, członek rady pozostaje w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, opierając się na informacjach, analizach i opiniach, które w danych okolicznościach powinny być uwzględnione przy starannej ocenie. Istotne jest rozróżnienie, że prawo nie wymaga od członków rady nieomylności, lecz udokumentowanej i rzetelnej analizy przed podjęciem decyzji nadzorczej.

W praktyce oznacza to, że rada nadzorcza, która nie żąda ani nie analizuje danych dotyczących skuteczności systemu compliance, jest znacznie bardziej narażona na odpowiedzialność niż rada, która przeprowadziła taką analizę, nawet jeśli mimo to doszło do naruszenia w spółce. Udokumentowana, niezależna ocena stanowi istotne wsparcie w wykazaniu prawidłowego wykonywania obowiązków nadzorczych i często jest kluczowym elementem dokumentacji potwierdzającej dochowanie należytej staranności w przypadku sporu o odpowiedzialność.

Praktyczne pytania, jakie rada nadzorcza powinna zadawać regularnie

• Czy dyrektor ds. zgodności ma faktyczny, bezpośredni dostęp do rady, czy komunikuje się wyłącznie przez zarząd?
• Jakie dane o zgłoszeniach sygnalistów i incydentach compliance rada otrzymuje – i jak często?
• Czy budżet funkcji compliance i audytu wewnętrznego jest chroniony niezależnie od bieżącej sytuacji finansowej spółki?
• Czy ocena adekwatności systemów kontroli wewnętrznej opiera się na niezależnej weryfikacji, czy wyłącznie na zapewnieniach zarządu?

Praktyczne rekomendacje

1. Należy wprowadzić do porządku posiedzeń rady nadzorczej stały, cykliczny punkt dotyczący oceny ryzyka i compliance, nie ograniczając się wyłącznie do corocznego sprawozdania.
2. Dyrektor ds. zgodności powinien mieć zapewniony bezpośredni kanał komunikacji z radą nadzorczą, niezależny od zarządu.
3. Warto rozważyć przeprowadzenie zewnętrznej, niezależnej oceny adekwatności systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem, zwłaszcza przed sporządzeniem obowiązkowego rocznego sprawozdania rady nadzorczej.
4. Proces decyzyjny rady nadzorczej w zakresie nadzoru nad ryzykiem powinien być szczegółowo dokumentowany, ponieważ to dokumentacja, a nie sama decyzja, stanowi ochronę członków rady w przypadku sporu o odpowiedzialność.

FAQ

Czy powołanie compliance officera zwalnia radę nadzorczą z odpowiedzialności? Nie. Wdrożenie systemu compliance jest obowiązkiem zarządu, natomiast nadzór nad tym systemem pozostaje obowiązkiem rady nadzorczej, niezależnie od tego, kto operacyjnie zarządza tym systemem.

Czy obowiązek sprawozdawczy rady nadzorczej dotyczy również spółek z o.o.? Nowe, szczegółowe wymogi sprawozdawcze wprowadzone reformą KSH dotyczą bezpośrednio spółek akcyjnych. W spółkach z o.o. Brak jest analogicznego przepisu, jednak członkowie zarządu są zobowiązani do działania z należytą starannością, co w praktyce, zwłaszcza w większych organizacjach lub grupach kapitałowych, prowadzi do podobnych oczekiwań.

Jak rada nadzorcza może zabezpieczyć się przed odpowiedzialnością za niewykryte naruszenia compliance? Przede wszystkim poprzez udokumentowaną, aktywną i regularną ocenę adekwatności systemów kontroli, ponieważ to właśnie taka ocena, a nie sam brak naruszeń, stanowi dowód dochowania należytej staranności.

Źródła

1. Grant Thornton, Rola rady nadzorczej: ocena kontroli wewnętrznej, ryzyka i compliance – grantthornton.pl
2. Infor.pl, Compliance – rola i odpowiedzialność członków Rady Nadzorczej – samorzad.infor.pl
3. Langas Group, Nowe obowiązki Rady Nadzorczej w zakresie compliance po reformie KSH – langas.pl
4. LexLege, Oddział 2. Nadzór – Kodeks spółek handlowych – lexlege.pl
5. Lawbox Firm, Rada nadzorcza w spółkach akcyjnych – zmiany w Kodeksie spółek handlowych – lawboxfirm.com

← Wszystkie analizy